Krīžu gatavība
Šajā posmā darbs turpinās ar atziņu, ka, lai cik rūpīgi tu censtos mazināt riskus un novērst draudus, pieredze rāda, ka pat vislabāk pārvaldītās organizācijas tomēr piedzīvo krīzes situācijas, un ilgākā laika nogrieznī tās pat ir neizbēgamas. Tāpēc pieredzējis vadītājs tām gatavojas – mērķtiecīgi stiprina savas organizācijas gatavību negaidītiem un kritiskiem pavērsieniem, pēc iespējas cenšoties izveidot pret krīzes situācijām noturīgu vidi.
Šeit svarīgākais ir izveidot organizācijas iekšējo kultūru, kurā katrs darbinieks savu kompetenču ietvaros ir aicināts brīvi un patstāvīgi novērst radušos sarežģījumus. Nepieciešamības gadījumā viņam ir iespēja iesaistīt arī kolēģus un ir skaidras norādes par to, kā savlaicīgi ziņot par problēmām saviem vadītājiem.
Tāpat ir svarīgi formalizēt lēmumu pieņemšanas procesu un darbības gadījumiem, kad, neskatoties uz rūpīgu risku vadību, kāda situācija ir sasniegusi krīzes apmērus. Tam noderēs Krīzes vadīšanas plāns. Īpaši būtisks, tas ir lielās organizācijās ar ievērojamu darbinieku skaitu un daudzām struktūrvienībām. Šāds plāns nosaka informācijas apriti krīzes gadījumā, sadala lomas krīžu vadības komandā, paredz, kurš un kā pieņem lēmumus, kā arī kas uztur un veido komunikāciju ar ieinteresētajām pusēm.
Saziņas paātrināšanai noderēs arī Krīzes vadīšanas rokasgrāmata, kurā ir atrodama svarīgākā informācija kritiskam brīdim. Parasti tā satur kontaktinformāciju saziņai ar palīdzības dienestiem, organizācijai svarīgām ieinteresētajām pusēm, pieejas paroles svarīgiem infrastruktūras elementiem un komunikācijas kanāliem. Tāpat tajā ir lietderīgi iekļaut iepriekš sagatavotu paziņojumu paraugus, kas var būt noderīgi dažādos krīžu gadījumos.
Pārdomātai krīžu gatavībai ir nepieciešami arī papildu resursi. Katrā organizācijā tie būs atšķirīgi un to klāsts var mainīties no rezerves mobilā telefona lādētājiem un bankas maksājumu kartēm līdz pilnvērtīgai rezerves infrastruktūrai ar dublējošām IKT sistēmām vai pat iespēju pārcelt ražošanu uz citu vietu. Noteicošais faktors tam būs iespējamo krīzes situāciju scenāriji un darbības nepārtrauktības prasības.
Taču ne Krīzes vadīšanas plāns, ne rezerves resursu apjoms nepalīdzēs pārvarēt krīzes situāciju, ja organizācijas darbiniekiem un, jo īpaši krīzes vadīšanas komandai nebūs vajadzīgās iemaņas kā rīkoties izšķirošā brīdī. Tāpēc svarīgākais krīžu gatavības priekšnoteikums ir regulāras apmācības un treniņi, kuros tiek izspēlēti dažādi scenāriji un savlaicīgi rasti risinājumi to pārvarēšanai. Lai izveidotu un pilnveidotu nepieciešamo zināšanu un prasmju līmeni, krīžu vadīšanas komandas mācībām ir jānotiek vismaz reizi gadā, savukārt reizi divos gados ir jāorganizē apmācības, kurās ir iesaistīts plašāks darbinieku loks. Šāda pieeja palīdzēs radīt iekšējo kultūru, kas ir vērsta gan uz savlaicīgu bīstamu situāciju novēršanu, gan uz to veiksmīgu pārvarēšanu, ja tomēr krīze ir notikusi.