Pārmaiņu komunikācijas stratēģija

Vispirms ir svarīgi saprast, ka pārmaiņu komunikācijas stratēģija un pārmaiņu vadīšanas stratēģija ir divi atšķirīgi dokumenti, un tajā pašā laikā ļoti saistīti.

Lai radītu veiksmīgu pārmaiņu komunikācijas stratēģiju, tās izstrādātājam būtu jābūt klātesošam arī pie pārmaiņu vadīšanas plāna izstrādes, lai jau no pašiem pirmajiem soļiem varētu izprast pārmaiņu būtību un pārmaiņu vadīšanas procesā “ienestu” komunikācijas komponenti.

Galvenās pārmaiņu komunikācijas sastāvdaļas

1. Pārmaiņu komunikācijas mērķis - tas atšķiras no pārmaiņu mērķa, tomēr ir cieši saistīts. Piemēram, ja tavs pārmaiņu mērķis ir ieviest jaunu sistēmu noteiktā laikā, tad pārmaiņu komunikācijas mērķis varētu būt, piemēram, panākt, ka 100% darbinieku, līdz 2023. gada 1. maijam pieņēmuši jauno sistēmu, prot to lietot un izmanto savā darbā. Iesaku komunikācijas mērķi definēt tādu, ko var skaidri izmērīt un ierāmēt laikā, jo tikai tad iespējams konstatēt, kā veicas ar mērķa izpildi. Svarīgi arī atcerēties, ka pārmaiņu komunikācijas mērķis vienmēr ir saistīts ar cilvēku attieksmes, uzskatu, uzvedības maiņu.

2. Ietekmes pušu segmentēšana - lai tu varētu radīt mērķtiecīgu komunikācijas plānu pārmaiņu ieviešanai, ir jāsegmentē pārmaiņās iesaistītie. Jādefinē grupas, kuras ir iesaistītas pārmaiņās un kuras var ietekmēt pārmaiņas. Atceries, ka komunikācijas vēstījumus un aktivitātes būs iespējams kvalitatīvi definēt un plānot, pamatojoties uz to, kam, kurā brīdī, ko ir svarīgi dzirdēt, izlasīt, pieredzēt, lai pieņemtu un līdzdarbotos pārmaiņās.

3. Galvenie komunikācijas vēstnieki - lai būtu vieglāk ierāmēt katra līmeņa vadītāju un ekspertu komunikācijas uzdevumus un sekot to īstenošanai, iesaku stratēģijā izdalīt uzdevumus augstākā līmeņa vadītājam, iesaistītajiem struktūrvienību vadītājiem, komunikācijas un personāla struktūrvienību atbildīgajiem. Tas atvieglos sadarbību ieviešanas procesā.

4. Vēstījumi - Komunikācijas stratēģijā aicinu tevi iekļaut arī galveno pārmaiņu vēstījumu sadaļu, kurā nodefinēti galvenie vēstījumi pārmaiņu ietekmes pusēm. Tās ir definētas tēzes, kas caurvijas visam pārmaiņu laikam un ļauj uzrunāt cilvēkus.

5. Galvenie komunikācijas kanāli - lai izvairītos no komunikācijas haosa un pārslodzes, iesaku jau startā definēt tos kanālus, kuros notiks regulāra, mērķtiecīga komunikācija par pārmaiņām. Iesaku izvairīties no pieejas: visiem visu pa visiem iespējamajiem kanāliem.

6. Stratēģiskā pieeja - lai komunikācijas plāns būtu fokusēts, tev jau tā definēšanas posmā būtu vērtīgi definēt atbildi uz jautājumu: KĀ? Stratēģiskā pieeja uzliek konceptuālu rāmi, kāda būs vadības komunikācijas pieeja, lai veiksmīgi ieviestu pārmaiņas. Piemēram, informējot, izglītojot un izmantojot aktīvas iesaistes formas, panākt, ka darbinieki pieņem pārmaiņas un gatavi kļūt par pārmaiņu vēstniekiem. Tātad, stratēģiskā pieeja ir: informējot, izglītojot un aktīvi iesaistot.

7. Komunikācijas aktivitāšu plāns - ja tu esi stratēģiskajā uzstādījumā nofiksējis, ka komunikācijas pieeja būs saistīta ar informēšanu, izglītošanu un iesaisti, tad ir ļoti svarīgi sekot līdzi tam, lai aktivitāšu plānā patiesi atspoguļojas nodoms izglītot, informēt un iesaistīt. Tas nozīmē, ka tajā būtu jāiekļaujas gan izglītojošām aktivitātēm (mācības, treniņi, prakses), gan informējošām (prezentācijas, news-letter, vadības roadshow, sanāksmes), gan iesaistošām (koučinga sesijas, diskusijas, atgriezeniskās saites pasākumi, darbsemināri, izpētes formas). Komunikācijas aktivitāšu plānā tradicionāli ietver atbildes uz jautājumiem: ko darīsim? (konkrētas aktivitātes); Kurā kanālā? Kāds ir prioritārais vēstījums šajā aktivitāte? Kurai ietekmes pušu grupai aktivitāte paredzēta? Kad tas notiks? Kurš ir atbildīgs?

8. Komunikācijas KPI un veids, kā mēs mērīsim, vai komunikācijas pieeja strādā: Lai Tu varētu sekot līdzi progresam un tam, kādā veidā komunikācijas palīdz ieviest pārmaiņas, tev būs svarīgi nofiksēt, kas būs tie galvenie veiksmes faktori, kas palīdzēt to saprast. Tāpēc svarīgi, ka komunikācijas mērķis ir izmērāms un laikā ierāmēts. Ja zini, kas jāsasniedz, tad arī ir skaidrs, ko mērīt. Tāpat šajā sadaļā uzreiz svarīgi iekļaut, kā tu mērīsi komunikācijas ietekmi. Tās var būt aptaujas, atgriezeniskās saites novērtējums pēc komunikācijas aktivitātēm, fokusgrupas intervijas, individuālās intervijas/sarunas, novērojums darba vidē.

Kuru no komunikācijas stratēģijas sastāvdaļām būtu jāattīsta tavā organizācijā?

Pārmaiņu jautājumi

Lai sāktu domāt par pārmaiņu komunikācijas pieeju, vispirms vadības komandai būtu jānonāk pie atbildēm pie pamata jautājumiem, kas palīdzēs definēt pārmaiņu stāstu visiem pārmaiņās iesaistītajiem. Ja tev pašam nav skaidrības par pārmaiņu svarīgiem aspektiem, tad ir neprātīgi sākt komunikāciju ar kolēģiem, jo agrāk vai vēlāk cilvēki jautās un atbildēm jau būtu jābūt gatavām.

Te svarīgie pārmaiņu jautājumi:

Kāda ir vīzija, mērķi, pārmaiņu virziens?
Kā būs, kad būsim sasnieguši mērķi?
Kas uzlabosies?
Kas pārmaiņās ir pozitīvs?
Kādas ir šodienas problēmas un izaicinājumi?
Cik lielā mērā pašreizējā situācija atšķiras no vēlamās?
Kāpēc jāatsakās no šī brīža darbības modeļa?
Kas notiks, ja paliksim, kur esam un nevirzīsim pārmaiņas?
Kā mēs to darīsi?
Kurš un ko darīs? Kā sadalīsim pienākumus?
Kad tas notiks?

Uz kuru jautājumu tev bija visgrūtāk atbildēt?

Pārmaiņu vadīšanas ietekmes puses

Lai definētu labāko pārmaiņu komunikācijas pieeju un stratēģiju, tev ir skaidri jāapzinās, kā noteikti cilvēki vai cilvēku grupas ietekmē konkrēto pārmaiņu projektu un cik lielā mērā šie cilvēki ir gatavi pārmaiņām. Turklāt ir svarīgi apjaust, kurus cilvēkus šīs pārmaiņas ietekmēs visvairāk.

Šis nolūkam Lewis ir izstrādājusi ietekmes pušu matricu, kas sastāv no divām skalām. Vertikālā skala prezentē ietekmes intensitāti, bet horizontālā - gatavības mainīties intensitāti.

Kā šo metodi izmantot?

Pirms domāt par pārmaiņu komunikācijas stratēģijas veidošanu, uzraksti uz lapas visus tos darbiniekus, partnerus, kurus šīs pārmaiņas tieši skars, vai kuri kaut kādā mērā būs ar šīm pārmaiņām saistīti. Tad skalā no 1 - 10, novērtē šo grupu ietekmes spēku uz pārmaiņām, kā arī no 1-10 skalā šo pašu grupu gatavību/ieinteresētību par pārmaiņām. Jo augstāka atzīme, jo augstāka ietekme un gatavība.

Mazs paraugs, kā tas izskatītos:

Kad visas grupas novērtētas, tad matricā nonākat pie atziņas, kurā segmentā ietekmes puse iekļaujas (sabiedrotie, draudzīgie, piesardzīgie vai negatīvi noskaņotie), un atbilstoši nākamais solis ir izzināt šo grupu problēmjautājumus, kas viņiem traucē pieņemt pārmaiņas vai kas liek būt piesardzīgiem vai negatīvi noskaņotiem. Tam vienmēr ir iemesls, un to var izzināt īstenojot iesaistošu komunikāciju.

Kāpēc ir svarīgi sasegmentēt?

Jo pārmaiņu komunikācijas veiksmes atslēga slēpjas nevis tajā, kā neitralizēt pretiniekus, bet tajā, cik labi spējam pielāgot vēstījumus katrai no grupām. Piemēram, sabiedroto vēstījumi būs saistīti ar iedvesmu, vīzijas uzturēšanu, iedrošināšanu turpināt pārmaiņas, līderības stiprināšanu. Savukārt piesardzīgo grupas aktivizēšanai būs vajadzīgi vēstījumi, lai iedrošinātu, stiprinātu pārliecību par pārmaiņu jēgu un vajadzību.

Iesaiste

Veiksmīgu pārmaiņu atslēga ir iesaiste. Ja tev ir jāievieš pārmaiņas, kuru veiksme ir atkarīga no tā, vai kolēģi tās pieņems, jau plānošanas periodā ieteicams veikt iesaistes aktivitātes, kas ļautu saprast, kā cilvēki varētu šīs pārmaiņas uztvert, kādi varētu būt iespējamie bremzējošie un virzošie faktori, kas varētu cilvēkus atturēt no pārmaiņu pieņemšanas un kas varētu būt svarīgi elementi, lai cilvēki viegli pieņemtu notiekošo.

Formas var būt dažādas - diskusijas, darbsemināri, intervijas, grupas koučinga sesijas, sanāksmes. Galvenais ir spēt atvērt cilvēkus godīgai un atvērtai komunikācijai par to, kā viņi redz plānotās vai ieviešamās pārmaiņas. Jo tieši apzinot problēmjautājumus un izprotot noskaņojumu un motivāciju, vadītāji var definēt efektīvus un pārliecinošus vēstījumus un komunikācijas aktivitātes pārmaiņu ieviešanai.

Viens no instrumentiem, kas palīdz šādas iesaistes aktivitātes īstenošanu, ir iekšējās komunikācijas instruments pārmaiņu laikam “Saruna par pārmaiņām”. Instruments dod iespēju vadītājiem nonākt pie svarīgām atbildēm par darbinieku, kolēģu uztveri, turklāt instrumentā ir iekļauti spēles elementi, kas cilvēkiem ļauj drošā vidē reflektēt caur pārmaiņu lomām. Tādā veidā vadītājs iegūst pilna spektra emocionālo noskaņojumu un motivāciju aprakstu, kas ļauj jau preventīvi strādāt ar konkrētām bailēm, nedrošību, nepārliecinātību utt.

Lai kādus instrumentus tu izlemtu izmantot iesaistei, pārliecinies, ka katram pārmaiņās iesaistītajam ir iespēja izteikties psiholoģiski drošā vidē, nebaidoties pateikt savu viedokli, kas nav pozitīvs, entuziastisks. Tieši šī “negatīvā” informācija var būt ļoti nozīmīgs resurss pārmaiņu ieviešanā. Un tāda ir iesaistes jēga - uzzināt problēmjautājumus, izzināt iespējas un idejas labākai pārmaiņu ieviešanai, un dot iesaistītajiem līdzdalības sajūtu, kas ir pirmais solis uz pārmaiņu pieņemšanu.